Vous vivez ce genre de problèmes de gestion documentaire?

Difficulté à trouver un dossier, manque d’espace de rangement, documents d’archives considérés comme perdus, « Ce sont « mes » dossiers », des bureaux de travail embourbés par la paperasse, documents importants, voire essentiels, mal protégés, documents confidentiels laissés pour compte, « Quoi détruire, quoi conserver ? », destruction non sécuritaire des documents périmés, « Pas de temps, ni le personnel pour « faire du ménage » dans mes dossiers », par quoi commencer ?, besoin de formation, besoin de main-d’œuvre spécialisé, nos obligations légales ?, etc.

« L’entreprise publique ou privée, qui se doit d’être efficace, ne peut plus ignorer l’importance de l’information comme matière première de son réseau de communication et comme composante essentielle de son processus de décision. La qualité et l’actualité de l’information dont dispose un administrateur pour prendre des décisions font souvent la différence entre sa réussite et son échec.

Dans un tel contexte où l’information et, partant de là, les supports qui la véhiculent sont facteurs de rentabilité, d’efficacité et de réussite, force est d’admettre la nécessité indiscutable de la traiter convenablement. L’augmentation phénoménale du volume de l’information, la rapidité avec laquelle il faut la repérer, les multiples obligations légales, financières ou scientifiques relatives à sa conservation et le coût des espaces nécessaires à son entreposage constituent autant des facteurs dont la conjoncture entraîne un urgent besoin de traiter l’information. » (Association des archivistes du Québec).

Vous n’avez pas de ressources formées en gestion documentaire ? Vous ne savez pas comme faire, où débuter?

L’ensemble des organisations publiques, parapubliques et privées, dans l’exercice de leurs activités, créent et reçoivent des documents de travail (procès-verbaux, dossiers budget, dossiers du personnel, soumissions, plans, rapports de production et de services…). Il existe des façons et des outils qui permettent de gérer ces documents/dossiers efficacement et rentablement, au niveau courant (actif) ou non courant (semi-actif et archives). Compte tenu des obligations légales et des coûts associés à la gestion documentaire (en matériel, en personnel, en recherche, en classement…), il devient impératif de les gérer avec rigueur et méthodologie.

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